ASSISTANTE DE DIRECTION

S’il poussait une fleur à chaque fois que je pense à toi, alors la Terre serait un immense jardin.

• Assure l’accueil et le travail de secrétariat en collaboration avec l’équipe de direction ;
• Coordonne la circulation des documents institutionnels et classement ;
• Gère des courriers et autres documents ;
• Attention particulière à l’information de la direction (courriers sortants, absences, évènements…) ;
• Utilise le réseau informatique dans le cadre de l’organisation définie par la direction ;
• Rédige les comptes-rendus et procès-verbaux ;
• Gère et coordonne la transmission d’information et tient le standard ;
• Suit les relations avec les partenaires sociaux, administratifs et financiers ;

ACTIVITES

• Accueille, reçoit et oriente les visiteurs ;
• Tient le standard téléphonique ;
• Prend en charge le travail de secrétariat en lien avec l’équipe de direction  ;
• Assure le secrétariat de l’entreprise ;
• Gère la boîte mail du secrétariat et de la transmission des fax  ;
• Assure la mise à jour et le suivi des dossiers du personnel en collaboration avec le RAF ;
• Assure le suivi bureautique (fax, imprimante ,…) en terme d’entretien, dépannage et  approvisionnement (cartouches, toner, papier…);
• Prend les messages téléphoniques et les transmet aux personnes concernées ; 
• Récupère les documents et courriers arrivant de l’extérieur et les distribue aux interlocuteurs concernés pour information ou validation ;
• Rédige ou corrige courriers, documents, effectue les mises en page  ;
• Accueille, reçoit et oriente les visiteurs ;
• Imprime, relie documents et bilans pour l’équipe de direction ;

• Ouverture et consignation sur le registre des courriers à l’arrivée ; 
• Envoi et consignation sur le registre des courriers au départ;
• Tient à jour un répertoire des partenaires et du personnel (adresses, mail et téléphone);
• Renseigne et tient à jour hebdomadairement le registre du personnel en lien avec le RAF;
• Veille à la présence continue des formulaires officiels (papiers entêtes, bons de commande, bons de livraison, papiers factures,…) ;

• S’occupe de l’archivage des dossiers administratifs ; 
• Tient l’agenda du directeur et en informe l’équipe de direction;
• S’occupe de la saisie informatique, de la mise à jour et de l’archivage de la candidathèque en lien avec le RAF;
• Et toute autre tâche qui pourrait lui être confiée ;

CONDITIONS DE CANDIDATURE

Titulaire d’un diplôme de niveau BAC+2, vous justifiez d’une première expérience réussie en tant qu’Assistante de Direction au sein d’une entreprise.
Vous disposez d’une excellente présentation. Disponible, impliquée, dynamique, discrète, motivée, vous possédez d’excellentes qualités relationnelles, rédactionnelles et organisationnelles.
Avoir de l’assurance, de la personnalité, une bonne capacité à travailler sous pression et faire preuve d’une certaine aptitude à la prise d’initiative vous permettront de tenir le poste.
Maîtrise parfaite de l’outil informatique (Traitement de texte,…) indispensable.

Merci d’adresser : (lettre de motivation, C.V., photo, et prétentions salariales) à l’adresse suivante :

E-Mail : david3em@aviso.ci

Au plus tard le 04 Janvier 2013

Seuls les candidats retenus recevront une réponse.